Häufig genutzte Standarddokumente, wie z.B. Terminbestätigungen, Absagen, Eingangsbestätigungen, Vertrauliche Berichte etc. können erstellt und abgespeichert werden.

Ø Jedes Eingabefeld aller hunter Masken hat einen Feldtitel = Merge Feld, der in den Dokumentenvorlagen verwendet werden kann

Ø Das Merge Feld ist Verknüpfung zwischen dem Eingabefeld auf der hunter Maske und der Briefvorlage

Ø hunter liefert eine Auswahl an Serienbrief-Mustern mit

Ø Als Grundlage für neue, eigene Serienbriefe / Briefvorlagen können die mitgelieferten vorhandenen Vorlagen editiert werden.

Ø Die darin enthaltenen Merge Felder können kopiert werden und an anderer Stelle oder in ein anderes Dokument eingefügt werden.

Serienbriefvorlage erstellen

Allgemeine Grundlagen

Startmaske

> das hunter Symbol anklicken

> es öffnet ein Auswahlmenü

Benutzer-Einstellung: Administrator Rechte mit vollem Zugriff

> Einstellungen auswählen

> Serienbrief-Konfiguration auswählen

> es öffnet sich eine Übersicht aller bereits vorhandenen Serienbriefvorlagen

Serienbrief Konfiguration

Serienbriefvorlagen werden den jeweiligen Masken zugeordnet und sind von dort abrufbar

> Filtersymbol ...anklicken

> es öffnet sich

Serienbriefvorlagen – ohne Filterung

> bei Bedarf die Vorlagen selektieren

> z.B. Personen

Serienbriefvorlagen – nach personen bezogenen Serienbriefvorlage gefiltert

Vorhandene Serienbriefvorlage editieren am Beispiel Datenschutz

> personenbezogene Serienbriefvorlagen von hunter mitgeliefert:

> Vorlage durch markieren auswählen:

hunter Beispiel: „DSE_Initiativ_Verbleib_der_Daten“

ODER

> eine eigene bereits vorhandene Serienbriefvorlage auswählen und

> mit der Datenschutzfunktion ergänzen

> anklicken

> es öffnet sich

> Vorlage öffnen (CHECK OUT / OPEN) anklicken

> es öffnet sich

> die Vorlage muss zunächst lokal zwischengespeichert werden

> mit Ja bestätigen

> Speichern erfolgt automatisch im Hintergrund

> die Serienbriefvorlage öffnet sich in Microsoft Word zum Weiterbearbeiten

Beispiel:

eine von hunter mitgelieferte Vorlage, die inhaltlich angepasst werden kann / sollte.

Wichtig dabei sind nur: diese Merge Felder:

«P_DATAPRIVACY_LinkPermit»

MUSS!

die Verlinkung zum Server für die Erlaubnis zur Datenspeicherung

«P_DATAPRIVACY_LinkDeny»

MUSS!

die Verlinkung zum Server für die Aufforderung zur Löschung der Daten

Weitere interessante Merge Felder

DATA_P_Salutation	kein Muss aber praktisch hier verbirgt sich eine Formel: Sehr geehrter Herr (ist auf der Personenmaske das m= männlich angekreuzt oder Sehr geehrte Frau (ist auf der Personenmaske das w = weiblich angekreuzt
«Gen_Cons_Cmpy»	kein Muss aber praktisch Firmenname User
«Gen_Cons_Long»	kein Muss aber praktisch der ausgeschriebene komplette User (Berater) Name, der diesen Brief erzeugt hat, wie in den Benutzerrechten eingetragen
«Gen_Cons_Position»	kein Muss aber praktisch Positionsbezeichnung User , der diesen Brief erzeugt hat, wie in den Benutzerrechten eingetragen

> den Text beliebig (um-)schreiben

> die Datenschutz Merge Felder kopieren

> an passender Stelle einfügen

> zu Sicherheit die kopierten Felder aktualisieren

> mit der rechten Maustaste den Feldtitel – er ist grau hinterlegt – anklicken

> es öffnet sich das Kontextmenue

> „Felder aktualisieren“ anklicken

> das vorhandene Dokument ist nun angepasst

> speichern (! die Dokumentenvorlage wird lokal überschrieben !)

Serienbriefvorlage in hunter speichern

> zurück zur Serienbrief Konfiguration

> bearbeitete Vorlage markieren

> anklicken

> es öffnet sich

> „die Vorlage zurückgeben (CHECK-IN)“ anklicken

> die geänderte Vorlage ist in hunter gespeichert

Hinweis: an diesem Häkchen in der ersten Spalte ist zu erkennen, dass die Vorlagen noch nicht in hunter gespeichert wurde.

gespeichert / check-in

Hinweis: eine völlig neue Serienbriefvorlage erstellen und in hunter speichern, schauen Sie in unser Handbuch für den hunter Administrator und/ oder wenden Sie sich an den hunter Support.

Nächster wichtiger Schritt:

Serienbriefvorlage für den Datenschutzprozess einrichten

> Serienbriefvorlage markieren

> Filter Symbol anklicken

> es öffnet sich

> „ändern“ anklicken

> es öffnet sich die Serienbrief - Konfiguration

Serienbrief – Konfiguration

Dateiname

der Name der Ursprungsdatei erscheint hier nur beim erstmaligen Einfügen

beim erneuten Öffnen ist das Feld leer

Serienbrief-Name

der Name der zwischengespeicherten Datei wird übernommen:

> ändern

> den Schalter anklicken

> es öffnet sich eine Tabelle

> ggf. einen neuen Name vergeben

> mit ok bestätigen

mit Schließen Vorgang abbrechen

Serienbrief Kommentar

individuelle Erklärung zum Inhalt der Vorlage

> den Schalter anklicken

> es öffnet sich eine Tabelle

> Beschreibung einfügen

Serien-Email-Betreff

soll die Vorlage als Serien-Email verwendet werden ?

JA !! für den Datenschutzprozess unbedingt notwendig !!

> Text für die Betreffzeile eingeben

> den Schalter anklicken

> es öffnet sich eine Tabelle

> Beschreibung einfügen

hier nicht relevant:

> keine Serien-E-Mail ? Zeile leer lassen

Thema

Beim erstmaligen Einfügen müssen die Serienbriefvorlagen den entsprechenden Masken zugeordnet werden.

Beispiel: E-Mail an die Privatadresse wird der Personenmaske mit deren Merge Feldern zugeordnet

Vertraulicher Bericht wird auf der Projektmaske mit deren Merge Feldern erzeugt

! Wurde ein vorhandene Vorlage überarbeitet und überspeichert, ist eine Zuweisung nicht mehr möglich

- Firmen

- Personen

- Kandidaten

- Projekte oder

- Aktivitäten / Tätigkeiten)

erweiterte Serienbrief-felder verwenden

hier nicht relevant

erstellt man Vorlagen, die auf mehrere Masken und deren Merge Felder zugreifen müssen (z.B. Vertrauliche Bericht – er enthält Personen-, Firmen- sowie Projekt-Informationen